管理规则编号:7040-01

相关政策系列编号:7040

题目:学生档案及学生档案信息披露

目的

这一规定是为了遵守《博天堂官方》 (FERPA)，并向院系提供指导方针，并告知学生如何 学院维护、保护和使用学生的信息来提供服务 并对学习环境进行评价. 该规则还描述了 学生决定成绩的权利.

定义

1. 目录信息
   一个学生的教育记录中所包含的一般情况下不会包含的信息 被认为是有害的或侵犯隐私，如果披露.  目录信息 在行政法规7040-02中有定义.  由林本顿社区学院决定 哪些信息被指定为“目录信息”?. 
   
   
2. 信息披露
   允许访问、释放、转移或其他形式的教育交流     记录或记录中包含的个人身份信息;     包括社会安全号码，以任何方式，包括口头，      书面或电子方式.
   
   
3. 教育记录
   1. 这个术语指的是那些由于个人状态而创建的记录 作为一名学生，并由社区学院或代表社区的政党维持 大学.
   2. 该术语不包括:
      1. 教学、监督、行政人员档案及教育档案 由制造者单独拥有的那些人的附属人员 记录在案，除临时雇员外任何人不得查阅或透露 代替记录制作者的;
      2. 社区学院执法单位的记录;
      3. 与受雇于社区大学的个人有关的记录 在正常业务过程中制造和维持的，专门与 个人作为雇员的身份，这是不可用的 用于任何其他目的. 与出席的任何个人有关的记录 因其学生身份而被雇用的大学正在接受教育 本款规定的记录和不例外;
      4. 教员记录，涉及教员的个人事务，如行为; 个人和学术评估以及纪律处分;
      5. 就读社区大学学生的记录如下:
         1. 由医生、精神病学家、心理学家或其他公认的人制作或维护的 专业的或准专业的以他或她的专业能力进行协助 以非专业人员的身份;
         2. Made, 维护, or used only in connection with the treatment of the student; 和
         3. 仅向提供治疗的个人披露. 为了这个定义的目的， “治疗”不包括补救性教育活动，也不包括 这是大学教学计划的一部分.
      6. 仅包含与个人所从事的活动有关的信息的记录 engaged after he or she was no longer a student at that community 大学; 和
      7. 由医务人员单独制作或保存的医疗或护理记录 持牌医疗保健专业人员，不用于教育目的或 规划.
         
         
4. 学校官员是一个人:
   1. 受聘于学院从事行政、监督、学术或研究等工作 支持人员岗位;
   2. 在机构管理机构任职的
   3. 由机构雇用或根据合同被机构雇用来执行一项特殊任务，例如 律师或审计员;
   4. 或作为该机构的正式代理并执行业务的组织 代表机构的职能或服务(该职能或服务必须是 该机构通常会自行履行的义务);
   5. serving on a committee; or
   6. 协助其他学校官员履行其专业职责 (e.g. 工作研究)
      
      
5. 俄勒冈社区学院报告系统
   学生记录与高等教育协调委员会共享 国家资助和项目评估的目的.
   
   
6. 聚会，派对
   个人、机构、机构或组织.
   
   
7. 个人身份信息包括但不限于:
   1. 学生姓名;
   2. 学生的父母、子女、配偶或其他家庭成员的姓名;
   3. 学生或学生家庭的住址;
   4. 学生或学生家庭的电话号码
   5. 学生的照片;
   6. 个人标识符，如学生的社会安全号码或学号;
   7. 一份个人特征清单，使学生的身份易于追查; or
   8. 其他能轻易追踪到学生身份的信息.
      
      
8. 记录
   以任何方式记录的信息，包括但不限于 手写，印刷，录音，拍摄，微缩，缩微，电子和/或 数字记录.
   
   
9. 学生
   任何正在或曾经就读于俄勒冈州社区大学和 博天堂官方保存的教育记录.

检查、审查和修改的权利

1. 各学院允许学生查阅自己的学习记录.
   
   
2. 学院应在合理的时间内满足查阅记录的要求 一段时间，但在任何情况下不得超过收到请求后45天.
   
   
3. 学院应回应合理的解释和解释要求 记录中.
   
   
4. 如果学生要求提供自己的记录，学院将给学生一份副本 学生的教育记录，根据ORS 192.440，除了没有副本 测试方案，测试问题和答案，以及在OR 192-504(4)中描述的其他文档 应提供，除非联邦法律另有规定.
   
   
5. 如有未完成的要求，学校不得销毁任何教育记录 检查和审查本节规定的记录.
   
   
6. 虽然学校不要求学生查阅治疗记录， 根据OAR 581-41-410(3)(b)(D)中“教育记录”的定义，该学生 他或她是否可以自费让医生或其他合适的人检查这些记录 专业的学生选择.
7. 如果一名学生的教育记录中包含不止一名学生的信息， 学生可以检查，审查，或只被告知有关的具体信息 那个学生.
   
   
8. 大学不必允许学生查阅以下记录:
   1. 学生家长的财务记录;
   2. 保密信件和推荐声明，如果学生已经放弃他的 或她有权根据《博天堂官方》第34条的程序检查信件和声明; 第99节.12(b)(2).
      • 如果学生认为与学生有关的教育记录包含信息 这是不准确的，误导的，或侵犯学生的隐私权 或其他权利，他或她可以要求学院修改记录.
      • 学院应在合理期限内决定是否修改记录 学院收到申请后的时间.
      • 学院根据学生的要求决定不修改的，应当通知学生 以及他或她根据OAR 581-41-450获得听证的权利.

教育记录副本费用

教育记录是os192规定的公共记录.410至192.505 收取费用.

除非收费有效地阻止了学生行使权利 有权检查和审查学生的教育记录，学院可以收取费用 为学生制作的教育记录副本的费用 本条第(C)节.

学院不得向学生收取查找或检索教育资料的费用 学生记录.  费用可向非上述人士或组织收取 学生，包括根据传票寻求教育记录的人. 

对听证内容和行为提出质疑的听证权

1. 林本顿社区学院应根据学生的要求，给予学生机会 对学生教育记录内容提出质疑的听证会 教育记录中包含的信息不准确，具有误导性， 或侵犯学生的隐私或其他权利.
   
   
2. 如果听证会的结果是学院认为信息不准确， 误导或以其他方式侵犯学生的隐私或其他权利; 应当:
   1. Amend the record accordingly; 和
   2. 以书面形式将修改通知学生.
      
      
3. 如果，作为听证会的结果，学院决定在教育中的信息 记录不得不准确、误导或以其他方式侵犯隐私或 对学生的其他权利，应当告知学生提出陈述的权利 在听证笔录中对笔录中有争议的信息进行评论或者陈述 为什么他或她不同意学院的决定，或者两者都不同意.
   
   
4. 如果一所大学将陈述与听证记录的争议部分放在一起 根据本条第(C)款，学院应:
   1. 保留记录中有争议部分的陈述，与记录一样长 维护;
   2. 披露报表时，只要它披露的记录的部分 statement relates; 和
   3. 标记电子学生记录，表明存在有争议的案件审理记录.
      
      
5. 本条(A)款要求的听证会必须至少满足以下条件 要求:
   1. 学院应当在收到听证材料后的合理时间内举行听证 学生对听证的要求;
   2. 学院应合理通知学生日期、时间和地点 在听证前;
   3. 听证会可以由任何个人进行，包括学院的官员。 与听证结果无直接利害关系的;
   4. 学院应给予学生充分和公平的机会提供证据 与根据本规则提出的问题有关. 学生可以自费， 由他或她自己选择的一个或多个个人协助或代表，包括 一个律师;
   5. 学院应在合理期限内作出书面决定 听证后;
   6. 决定必须完全基于在听证会上提出的证据，而且必须 包括对证据的总结和作出决定的理由.

事先同意披露信息

1. 在学校披露个人身份之前，学生必须提供书面同意 除OAR 581-41-420规定外，学生教育记录中的信息; 并根据OAR 581-41-410(1)(d)所采用的学院政策.
   
   
2. 同意书必须:
   1. 指明可能披露的记录;
   2. State the purpose of the disclosure; 和
   3. 指明可能向其披露信息的一方或一方类别.
      
      
3. 在根据本条第(a)条作出披露时，如学生提出要求， 学院应向他或她提供披露记录的副本. “记录 “已披露”可能由包含在OCCURS记录中的数据元素列表组成.
   
   
4. 同意记录的保存期限与个人记录的保存期限一样长 维护.

事先同意要求的例外情况

大学可以从教育记录中披露个人身份信息 如果披露符合OAR 581-41-470的要求，则无需征得学生的同意 下列一种或多种情况:

1. 这个信息是向其他有合法教育需要的学校官员披露的 访问记录.
   
   
2. 该披露符合OAR 581-41-420(1)(m)的要求 另一所学校、学校系统或高等教育机构的 学生寻求或打算注册.
   
   
3. 披露的目的是为了审计或评估联邦或州支持 教育计划，或执行或遵守联邦或州 与这些项目相关的要求，并且是下列机构的授权代表:
   1. 美国总审计长;
   2. 的 secretary of the United States Department of Education; or
   3. 州或地方教育当局.
      1. 根据第(C)条收集的资料必须:
         1. 以不允许个人身份识别的方式受到保护 by anyone except the officials referred to in section (C); 和
         2. 在不再需要作第(C)条所列用途时销毁.
      2. 在下列情况下，第(a)款不适用:
         1. the student has given written consent for the disclosure under OAR 581-41-470; or
         2. 个人身份信息的收集是由 联邦法律.
            
            
4. 这一披露与该学生申请的经济援助有关 或者学生收到的信息，如果这些信息是为此目的所必需的 为:
   1. 确定获得援助的资格;
   2. 确定援助金额;
   3. Determine the conditions for the aid; or
   4. 执行援助条款和条件.
   5. 在本节中，“经济援助”是指向个人提供的资金支付 (或以有形或无形财产的形式支付给个人) 以个人在教育机构或机构的出勤率为条件的;
   6. 如果学生拒绝同意披露个人身份信息 和/或他/她的社会安全号码，但释放社会安全号码作为 在接受资助的情况下，学院应隐藏社会保险号码 确保这笔钱只用于联邦财政援助条例允许的目的.
      
      
5. 披露对象是为教育机构或代表教育机构进行研究的组织 机关或机构:
   1. 开发、验证或管理预测性测试;
   2. Administer student aid programs; or
   3. 提高教学质量.
      1. 只有在下列情况下，机构或机构才能根据本条披露信息:
         1. 本研究以不允许个人识别的方式进行 组织代表以外的个人的家长和学生; 和
         2. 当不再需要该等资料时，该等资料将予销毁 研究是这样进行的.
      2. 为了本节的目的，术语组织包括但不限于 给联邦、州和地方机构以及独立组织.
         
         
6. 披露是为了让认证机构履行其认证职能.
   
   
7. 该披露是对受抚养学生的父母的披露 国内税收法典.
   
   
8. 披露是为了遵守司法命令或合法发出的传票. 的 教育机构或机构只可根据本节披露资料 如果代理机构或机构作出合理的努力通知学生 事先命令或传票.
   
   
9. 这些信息是向执法部门、儿童保护机构和卫生保健专业人员披露的， 以及其他与健康和安全紧急事件有关的适当方 了解这些信息对于保护健康和安全是必要的 学生或其他个人.
   
   
10. 披露的是教育机构或机构指定的信息 作为OAR 581-41-410所述条件下的“目录信息” 581-4-410(2) to (5).

身份的变化

更改法定姓名和/或社会安全号码的学生必须提供 对变更的适当法律文件进行标识，以便保持 访问与前一个身份相关的记录. 

公布分班考试成绩

林本顿社区学院学生通常参加的分班考试成绩 是否与有教育需要的学生、顾问或讲师共享 要知道.  学生可以签署一份信息发布表，这将允许共享 测试结果和其他个人信息与指定机构或 个人. 

学院可以向高等教育协调委员会公布考试成绩， 其他教育机构，或者其他合法的教育研究机构 在收到正式的书面申请后，用于教育目的.  学生可要求 在任何时候，他们的成绩都不会被学院公布给第三方. 

档案存放

林本顿社区学院保存的教育记录如下 地方:

1.  招生 & 注册记录-武竹注册服务主任/注册主任 大厅
2. 商业记录-会计和预算主任，卡拉波亚中心
3. 残疾学生服务记录主任，无障碍资源中心，红色 雪松厅
4. 财政援助记录-财政援助主任，竹拿堂
5. 教员班记录表-各部门办公室
6. 薪资记录-人力资源，卡拉波亚中心
7. 测试记录-武竹堂注册服务主任/注册主任

采用日期:1995年10月18日

DATES(S) OF REVISION(S):  2/16/11; 4/3/14; 5/3/18; 04/07/22

DATE OF LAST REVIEW:  3/25/14; 5/3/18; 04/07/22